Organisatoren van professionele congressen stellen hun events massaal uit naar volgend jaar. Wie al deelname betaalde, wordt meestal mee getransfereerd. Intussen missen we kansen om onze klanten en prospects te ontmoeten. Toch?

Vanwege het Coronavirus verbieden de meeste Europese landen publieke events, zoals een congres. Of wordt het aantal deelnemers beperkt. Maar heel wat potentiële deelnemers en bezoekers zijn evenmin geïnteresseerd in deelname aan events zolang de Coronacrisis niet onder controle is.

Digitaal wordt het nieuwe normaal

Op deze manier ontstaat er een nieuwe trend: waarom zou je duizenden kilometers reizen als zo’n congres ook virtueel kan worden gevolgd?

Het is de laatste jaren heel wat eenvoudiger geworden om op afstand een congres mee te volgen. Door nieuwe technologieën zoals live streaming en centraal gestuurde robotcamera’s worden professionele uitzendingen veel minder complex, en dus betaalbaarder. Met digitale omgevingen kom je tegenwoordig dicht in de buurt bij de beleving van traditionele evenementen: keynotes kijken, dialogen aangaan en netwerken.

Zo lanceerde Google meteen na het annuleren van zijn cloudcongres Cloud Next een virtuele variant. Google Cloud Next ’20: Digital Connect is een gratis, digital-first, multidaags evenement met livestreams van keynotes, breakout sessies en interactive learning. Experts zitten klaar voor het beantwoorden van vragen.

Virtual reality en 3D als alternatief

Verscheidene startups lanceren een alternatieve aanpak voor fysieke evenementen die momenteel worden afgelast vanwege het Coronavirus: beurzen en congressen in virtual reality (VR) met professionele sprekers als avatar. In tegenstelling tot een webinar biedt een event in VR direct interactie met het publiek en kunnen deelnemers ook met elkaar netwerken.
Traditionele congressen en beurzen kunnen dus gedigitaliseerd worden in een virtuele wereld waar je de beursstanden kan bewonderen, mensen ontmoeten, presentaties van internationale sprekers kan bijwonen, kennismaken met de nieuwste producten.

Een schoolvoorbeeld van een organisatie die zich snel weten aan te passen heeft is Tomorrowland. Het toverde zich dit jaar om tot een digitaal festival met behulp van 3D en special effects. Naast muziek waren ook heel wat interactieve ervaringen voorzien, zoals games en workshops.

Voordelen van online congressen:

• Duurzaam
  Bezoekers en sprekers dienen zich niet te verplaatsen via vliegtuig of wagen. Dit zorgt voor een aanzienlijk verminderde CO2 uitstoot. Daarnaast voorkom je ook (plastic) afval, voedselverspilling en goodybags waar niemand op zit te wachten.
  
• Geen reistijd
  Aangezien een online congres volledig vanachter jouw scherm kan gevolgd worden, dien je geen rekening te houden met reistijden. Van veel deelnemers van virtuele congressen horen we dat ze vooral de verminderde reistijd erg prettig vinden. Het is tijd die ze aan hun werk of gezin kunnen besteden. Een cruciale factor die meegenomen wordt in de beslissing om al dan niet aanwezig te zijn.
  
• Meer bereik en tickets sales
  Het bereik van jouw zakelijke events wordt vergroot door de deelnemers de mogelijkheid te bieden om het event mee te maken wanneer ze niet fysiek aanwezig kunnen zijn op het event. Daarnaast hoef je als organisator ook geen rekening te houden met de maximumcapaciteit van de ruimte waarin je het evenement organiseert.
  
• Kosten zijn lager dan voor fysieke evenementen
  De significantie reductie in kosten voor zaken als locatie, techniek, catering en sprekerslogistiek zorgen ervoor dat online congressen een goedkoper alternatief is. Uiteraard kan je niet dezelfde ticketprijzen vragen als voor een offline event, maar de marge bij een online event die overblijft is wel veel groter.
  
• Partners en sponsors krijgen meer data en aandacht
  Partners en sponsoren van digitale events zijn positief over deze innovatie, omdat digitaal geweldig veel interessante data analyses te maken zijn. Veel meer zelfs, dan bij reguliere offline events. Daarnaast zijn ze niet zomaar weggestopt in de hoek van een locatie met een stand, maar kunnen ze nu prime-time op veel manieren hun branding ten tonele laten verschijnen.
  
• Betere beleving
  De online beleving van deelnemers verschilt met fysieke meetings: afwisselender, visueler, scherper en interactiever. VR en digitale tools laten toe om de interactie te verhogen. Ook kan je gebruikmaken van live Q&A sessies, enquêtes, polls en break-out rooms.

Tools om online congressen te organiseren

HeySummit, 6Connex, Hopin, vFairs en Run the World zijn reeds enkele van de vele tools die gebruikt kunnen worden om online congressen te organiseren met digitale hallen, keynote areas, panel sessies, breakout sessies, sponsor lounges en verschillende netwerk omgevingen.

Het Coronavirus versnelt de digitalisering en zorgt voor een verandering in het landschap van fysieke evenementen. Hierdoor ontstaan bij uitstek in B2B opportuniteiten voor jouw bedrijf om zich te differentiëren tegenover de concurrentie.

Wens je meer informatie over online congressen / beurzen, contacteer ons dan via +32 (0)55 59 10 01.