De voorbije twee jaar werden heel wat beurzen, congressen en andere evenementen uitgesteld of afgelast. Sommige organisatoren boden een virtueel alternatief, maar uiteindelijk bleek het niet evident om deelnemers en bezoekers een gelijkwaardige ervaring te bieden. De evenementensector is ondertussen terug volop op gang en dus is het hoog tijd om je eventcommunicatieplan grondig te evalueren. Dit stappenplan helpt je alvast op weg.
Hoe meer ruchtbaarheid je geeft aan je beursdeelname, hoe meer aandacht je krijgt. Begin dus ruim op tijd. Zes maand van tevoren is zeker niet overdreven. Je kan je deelname alvast aankondigen, maar vergeet niet dat communicatie meer is dan dat alleen. Onderzoek bijvoorbeeld eens wie de concurrentie is. Welke partijen staan er nog op de beurs of deden mee aan vorige edities? Weten tegen wie je het opneemt, is belangrijk in de strijd om de aandacht van de bezoeker. Gebruik deze informatie om je communicatie voldoende te differentiëren en creëer een contentkalender met alle posts en publicaties. Selecteer je gewenste kanalen (website, LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Wechat … ) en pas je boodschappen aan in functie van het medium.
Kijk in deze fase ook eens naar je communicatiedragers. Op een beurs wil je namelijk beschikken over actueel drukwerk en promomateriaal. Inventariseer of dit aanwezig is en of er nieuwe folders, brochures, posters en video’s moeten komen. Schrijven, ontwerpen, drukken en produceren kost tijd. Zorg ervoor dat het design van je beursstand je boodschappen ondersteunt en hou het simpel, kort en overzichtelijk. Overlaad je bezoekers niet onnodig en zorg ervoor de communicatie op je beurswanden to the point is. Kijk ook eens of het mogelijk is om sprekers uit je bedrijf in te zetten voor seminars en lezingen tijdens de beurs.
Zo’n twaalf weken voor de beurs kan je beginnen met de effectieve pre-show communicatie. Warm bestaande klanten en prospecten op voor je beursdeelname, via sociale media, je website of een nieuwsbrief en zorg regelmatig voor updates. Denk bijvoorbeeld ook aan een banner of aankondiging in je e-mailhandtekening. Zorg er zeker voor dat je profiel in de beurscatalogus van de organisator volledig is. Voer de frequentie van de pre-show communicatie op zodra de beurs dichterbij komt en wees altijd waardevol voor je lezers, anders haken ze af. Geef vrijkaarten weg of wek nieuwsgierigheid met een sneak-preview van een product of dienst die je op de beurs lanceert, al dan niet via een nieuwsartikel. Op een beurs lopen veel journalisten rond: een vooraf samengestelde persmap met je meest nieuwswaardige en relevante bedrijfs- en productinformatie is als exposant dus zeker geen slecht idee.
Tenslotte is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het beurspersoneel voldoende geïnformeerd is. Organiseer een inhouse training en voorzie het hele team van een duidelijke briefing over nieuwe en bestaande producten of diensten, prijsafspraken en communicatietools.
Benieuwd om te zien hoe we dit in de praktijk brengen?
In deze case ontwierpen we een modulaire beursstand voor een van onze klanten in de gezondheidszorg in functie van hun beursdeelname.
Netwerk en kom in contact met zoveel mogelijk mensen. Ga in gespreken wissel contactgegevens en visitekaartjes uit. Gebruik je aanwezigheid op de beurs ook voor concurrentieonderzoek en bekijk wat concullega’s goed of juist minder goed doen. Probeer daarnaast trends te ontdekken en noteer ze. Op een beurs krijg je een uitstekend gevoel van wat er speelt in jouw branche.
Richt je tijdens de beurs niet alleen op het verkopen, maar probeer ook in contact te komen met toekomstige geïnteresseerden. Achterhaal hun contactgegevens en neem na de beurs contact op zodat je hun interesse verder kunt aanwakkeren.
Bedank je bezoekers voor hun tijd en zorg voor een correcte follow-up van je leads. Wacht hier zeker niet te lang mee en gebruik het momentum om verdere stappen te nemen. Blik op je sociale media en website enthousiast terug op je beursdeelname. Organiseer kort na het evenement ook een debriefing met je collega’s. Bespreek wat goed ging, wat beter kon en gebruik deze informatie voor je volgende beursdeelname.
Succes!
Hulp nodig met je communicatieplan? Neem gerust contact op met Anne-Mie via email op anne-mie.vansteelant@livingstone.eu of bel naar +32 (0)55 59 10 07.